Pegawai dan Perdes di Kecamatan Geyer Dibikin Melek Arsip Digital

Murianews, Grobogan – Dalam rangka mendukung pelaksanaan E-Government, Pemerintah Kecamatan Geyer, Grobogan, Jawa Tengah, menggelar bimbingan teknis (Bimtek) peningkatan kapasitas pengelolaan arsip digital di gedung PKK setempat, Rabu (23/10/2024).

Untuk diketahui, E-Government adalah upaya pemerintah untuk mengembangkan pelayanan pemerintahan berbasis elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik.

Kegiatan ini dikuti oleh para pegawai Kecamatan Geyer yang menjadi anggota Tim Efektif aksi perubahan kinerja organisasi digitalisasi pengelolaan arsip dan perangkat desa (Perdes) se-Kecamatan Geyer sebagai Operator Siskeudes. Bintek dibuka secara resmi oleh Camat Geyer Oetojo.

Dalam sambutannya, Camat Geyer Oetojo menyampaikan, bahwa Bimtek pengelolaan arsip digital adalah program pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, dan pemahaman praktis dalam pengelolaan arsip.

"Untuk itu para peserta saya minta untuk sungguh-sungguh mengikuti dan kemudian harapannya seluruh materi yang disampaikan dapat dipahami kemudian dilaksanakan dimasing-masing unit kerja di Kecamatan Geyer dan Pemerintah Desa," pesannya.

Bimtek kali ini menghadirkan beberapa pemateri atau nrasumber. Antara lain, Kabid Kearsipan Dinarpusda Kabupaten Grobogan Murdesi, dan Sekretaris Kecamatan Geyer R Anung Nugroho.

Kabid Kearsipan Murdesi menyampaikan, kegiatan pengelolaan arsip ada tahapannya. Dimulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

Adapun tujuan penyelenggaran arsip sendiri ada beberapa. Yaitu menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Kemudian, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. ”Untuk itu dengan adanya kegiatan ini mulai sekarang pengeloaan arsip di kecamatan maupun di desa dapat dilaksanakan sesuai apa yang kami sampaikan, syukur bisa memenuhi sarana dan prasarananya,” jelasnya.

Sedangkan untuk alih media tujuan dari digitalisasi adalah agar arsip atau rekaman informasi dapat diakses melalui sistem komputer, baik online dan offline, kapanpun dan dimanapun, dapat selalu mengikuti perkembangan teknologi dan arsip dapat dipelihara dan dijaga di lokal repositori atau cloud storage.

Sementara itu, Sekretaris Kecamatan Geyer R Anung Nugroho menyampaikan, dalam rangka implementasi aksi perubahan organisasi nantinya laporan LPJ Kecamatan dan Laporan ADD serta Laporan BLT DD dari desa sebelum bulan november 2024 akan dialih media dengan dilakukan scanning di kantor Kecamatan Geyer. Selanjutnya mulai bulan November, laporan dari desa sudah di scanning dari desa.

”Sehingga laporan sudah tidak perlu dikirim hard copy melainkan cukup file PDF lewat tautan/link/barcode yang diberikan,” jelasnya.

Hasil scanning dan file yang dikirimkan dari desa akan disimpan di google drive. Namun sebelumnya, pihak desa perlu untuk menunjuk seorang petugas sebagai admin beserta emailnya terlebih dahulu yang akan diberikan hak akses.

”Harapannya dengan adanya digitalisasi laporan akan lebih cepat karena tidak harus datang di kecamatan. Biasanya ada yang terlambat atau nunggu dari kecamatan meminta atau menghubungi desa. Ke depan tidak hanya laporan keuangan saja yang digitalisasi tapi dikembangkan untuk dokumen-dokumen yang lain misalnya SK Perangkat Desa, Dokumen Perdes, APBDes dan lainnya,” sambung Anung.

Dengan adanya inovasi ini disambut baik oleh Pemerintah Desa karena dapat menghemat waktu, biaya. Dengan digitalisasi dapat sekaligus dijadikan back up data, kelebihan yang lain adalah gampang dicari dan mudah diakses.